Site ve apartman genel kurulu nasıl yapılır?

Kat malikleri kurulu ne zaman toplanır, çağrı nasıl yapılır, toplantı ve karar yeter sayısı nedir? Vekâlet sınırları, noter onaylı karar defteri ve iptal davası süreleri.

Kat malikleri kurulu, bir apartmanın ya da sitenin en yetkili organıdır. Yöneticiyi seçen, işletme projesini onaylayan, büyük onarımlara karar veren ve anlaşmazlıkları çözen yer burasıdır. Buna rağmen pek çok yapıda genel kurul, "bir akşam toplanıp konuşalım" rahatlığıyla yapılır; sonra da alınan kararlar ya uygulanamaz ya da mahkemede iptal edilir.

Bu yazıda 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu'nun ilgili maddelerine dayanarak geçerli bir genel kurulun nasıl hazırlanıp yürütüleceğini adım adım anlatıyoruz.

Genel kurul ne zaman toplanır?

Kanunun 29. maddesine göre kat malikleri kurulu yılda en az bir kez toplanır. Toplantı zamanı yönetim planında yazılıdır; yönetim planında bir tarih yoksa toplantı her takvim yılının ilk ayı içinde, yani ocak ayında yapılır.

Toplu yapılarda (birden fazla blok ya da yapıdan oluşan sitelerde) kurul, en geç iki yılda bir toplanır. Yönetim planında zaman gösterilmemişse toplantı ikinci takvim yılının ilk ayında yapılır.

Olağanüstü toplantı

Önemli bir sebep ortaya çıktığında kurul her zaman toplanabilir. Bunun için toplantıyı şu kişilerden biri istemelidir:

• Yönetici,
• Denetçi,
• Kat maliklerinin üçte biri.

Çatı onarımı, ani bir hukuki uyuşmazlık ya da yöneticinin görevden ayrılması gibi beklenmedik durumlar olağanüstü toplantının tipik gerekçeleridir.

Çağrı nasıl yapılır?

Çağrı, genel kurulun geçerliliğini belirleyen ilk adımdır. Kanun, toplantıdan en az on beş gün önce bütün kat maliklerine çağrı yapılmasını ve toplantı sebebinin bildirilmesini ister. Çağrı iki yoldan biriyle yapılır:

• Bütün kat maliklerine imzalatılan bir çağrı belgesiyle,
• Taahhütlü mektupla.

Apartman panosuna asılan bir duyuru ya da yalnızca mesajlaşma grubuna atılan bir mesaj, kanunun aradığı çağrı yerine geçmez. Bu kanallar hatırlatma için kullanılabilir; ancak resmi çağrının imza ya da taahhütlü mektupla yapılması gerekir.

Çağrıda bulunması gerekenler

İyi hazırlanmış bir çağrı metni şunları içerir:

1. Toplantının tarihi, saati ve yeri,
2. Gündem maddeleri (yönetici seçimi, işletme projesi, denetim raporu gibi),
3. İlk toplantıda yeter sayı sağlanamazsa yapılacak ikinci toplantının yeri ve tarihi.

Son madde sıkça atlanır. Kanuna göre ikinci toplantının yeri ve tarihi ilk çağrıda belirtilmelidir ve iki toplantı arasındaki süre yedi günden az olamaz.

Toplantı ve karar yeter sayısı (nisap)

Kanunun 30. maddesine göre kurul, kat maliklerinin hem sayı hem arsa payı bakımından yarısından fazlasıyla toplanır ve oy çokluğuyla karar verir.

İlk toplantıda bu çoğunluk sağlanamazsa ikinci toplantı en geç on beş gün sonra yapılır. İkinci toplantıda karar yeter sayısı, toplantıya katılanların salt çoğunluğudur.

Kanunun bazı konular için koyduğu özel yeter sayılar saklıdır. Yönetim planının değiştirilmesi gibi bazı kararlar daha yüksek oran gerektirir. Gündemde böyle bir madde varsa ilgili oranın önceden kontrol edilmesi gerekir.

Oy hakkı ve vekâlet

Kanunun 31. maddesi oy kullanımının temel kurallarını koyar:

• Her kat maliki, arsa payına bakılmaksızın bir oy hakkına sahiptir.
• Birden fazla bağımsız bölümü olan kat maliki her bölüm için ayrı oy kullanır; ancak toplam oyu bütün oyların üçte birini geçemez.
• Bir bağımsız bölümün birden fazla maliki varsa, aralarından vekâlet verdikleri bir kişi onları temsil eder.
• Karar doğrudan kendisini ilgilendiren kat maliki görüşmelerde bulunabilir, ama oy kullanamaz.
• Kat maliki oyunu yetkili bir vekil aracılığıyla kullanabilir. Bir kişi, oyların yüzde beşinden fazlasını kullanmak üzere vekil olamaz. Kırk ve daha az bağımsız bölümlü yapılarda bir kişi en fazla iki kat malikine vekâlet edebilir.

Vekâletle oy kullanılacaksa yazılı vekâletnamenin toplantıdan önce yöneticiye iletilmesini istemek, toplantı günü yaşanacak itirazları önler.

Toplantı günü: adım adım

Uygulamada sorunsuz bir genel kurul şu sırayla ilerler:

1. Hazır bulunanların tespiti. Katılan kat malikleri ve vekiller, bağımsız bölüm numarası ve arsa payıyla birlikte imza listesine (hazirun cetveli) kaydedilir. Yeter sayı bu listeye göre hesaplanır.
2. Divan seçimi. Toplantıyı yönetecek başkan ve tutanağı yazacak katip seçilir.
3. Gündemin okunması. Yalnızca çağrıda bildirilen gündem maddeleri görüşülür.
4. Raporlar. Yönetici bir önceki dönemin gelir ve gider hesabını sunar; varsa denetçi raporu okunur.
5. Oylamalar. Her gündem maddesi ayrı oylanır ve sonuç tutanağa yazılır.
6. İmza. Kararlar karar defterine işlenir ve toplantıda bulunanlarca imzalanır.

Yönetici seçimiyle ilgili ayrıntıları Kat Mülkiyeti Kanunu'na göre yönetici seçimi yazımızda, işletme projesinin onaylanmasını ise işletme projesi rehberimizde anlattık.

Karar defteri ve noter onayı

Kanunun 32. maddesine göre kurul kararları, 1'den başlayıp sırayla giden sayfa numaraları taşıyan ve her sayfası noter mührüyle onaylanmış bir deftere yazılır. Kararlar toplantıda bulunan bütün kat maliklerince imzalanır. Karara karşı oy verenler, karşı oy gerekçelerini belirterek imza atar.

Kanunun 36. maddesi ise yöneticiye ek bir yükümlülük getirir: karar defteri, her takvim yılının bitiminden itibaren bir ay içinde yönetici tarafından notere kapattırılmalıdır. Aynı madde, kurul kararlarını, ihtar ve tebligatların özetini ve bütün giderleri bu deftere tarih sırasıyla yazma ve belgeleri dosyada saklama yükümlülüğünü de yöneticiye verir.

Noter onaylı olmayan bir deftere yazılmış ya da imzaları eksik kararlar, ileride uygulanması gerektiğinde ciddi ispat sorunları doğurur.

Kararlara itiraz: iptal davası

Kanunun 33. maddesi kurul kararlarına karşı iptal davası yolunu düzenler. Davanın süresi kat malikinin toplantıdaki durumuna göre değişir:

• Toplantıya katılıp karşı oy veren kat maliki, karar tarihinden itibaren bir ay içinde,
• Toplantıya katılmayan kat maliki, kararı öğrendiği tarihten itibaren bir ay içinde,
• Her durumda karar tarihinden itibaren altı ay içinde

anagayrimenkulün bulunduğu yerdeki sulh hukuk mahkemesinde dava açabilir. Yok hükmündeki veya mutlak butlanla sakat kararlar için bu süre şartı aranmaz.

Toplantıya katılıp kararı imzalayan ve karşı oy gerekçesi yazmayan kat malikinin dava açma imkânı kanunda sayılmamıştır. Bu nedenle karşı görüşteyseniz gerekçenizi deftere yazmayı unutmayın.

Sık yapılan hatalar

Genel kurulların iptal edilmesine ya da kararların uygulanamamasına yol açan hatalar genellikle aynıdır:

• Çağrının yalnızca panoya asılması ya da on beş günlük sürenin beklenmemesi,
• İkinci toplantı tarihinin ilk çağrıda yazılmaması,
• Gündemde olmayan bir konunun toplantıda karara bağlanması,
• Yeter sayının arsa payı bakımından hesaplanmaması,
• Vekâlet sınırlarının aşılması,
• Kararların noter onaylı deftere yazılmaması veya imzaların eksik kalması.

Profesyonel destek

Genel kurulun hazırlığı; çağrı metinleri, imza takibi, yeter sayı hesabı, tutanak ve defter işlemleriyle birlikte ciddi bir iş yüküdür. Hukuki Danışmanlık ve Genel Kurul Organizasyonu hizmetimizde bu süreci çağrıdan karar defterinin kapatılmasına kadar planlıyoruz. Yapınız için destek almak isterseniz teklif formunu doldurabilirsiniz.