Müteahhitten site devri: yönetimi devralırken kontrol listesi

Yeni teslim edilen bir sitenin yönetimini müteahhitten devralırken hukuki çerçeve, geçici yönetim süresi, ilk genel kurul ve belge, teknik sistem, mali devir kontrol listesi.

Yeni bir sitenin ilk yılları, yönetim açısından en kritik dönemdir. Daireler teslim edilir, sakinler taşınır, ama ortak alanların, teknik sistemlerin ve belgelerin büyük bölümü hâlâ müteahhidin elindedir. Bu dönemde yapılan eksik bir devir, yıllarca sürecek bakım sorunlarına, kayıp garanti haklarına ve anlaşmazlıklara yol açabilir.

Bu yazıda müteahhitten kat maliklerine yönetim devrinin hukuki çerçevesini ve devralırken kontrol edilmesi gereken başlıkları bir liste halinde sunuyoruz.

Hukuki çerçeve: müteahhit ne zamana kadar yönetir?

Bütün bölümler tek kişideyse

634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 34. maddesine göre anagayrimenkulün bütün bölümleri bir kişinin mülkiyetindeyse, malik kanunen yönetici durumundadır. Satışlar başlayıp bağımsız bölümler farklı kişilere geçtikçe yönetimin kat malikleri kurulunca belirlenmesi gerekir. Sekiz veya daha fazla bağımsız bölümü olan yapılarda yönetici atanması zorunludur ve yönetici, kat maliklerinin hem sayı hem arsa payı çoğunluğuyla seçilir.

Toplu yapılarda geçici yönetim

Birden fazla blok veya yapıdan oluşan toplu yapılarda yönetim planı, toplu yapı temsilciler kurulu oluşuncaya kadar bir geçici yönetim öngörebilir. Kanunun 73. maddesine göre:

• Geçici yönetimin nasıl oluşacağı ve ne zamana kadar süreceği yönetim planında yazılır.
• Geçici yönetim en geç toplu yapının bitimini izleyen bir yıl sonrasına kadar devam edebilir.
• Bu süre her durumda toplu yapıdaki ilk yapı ruhsatının alınmasından itibaren on yıl geçmekle sona erer.

Kanunun 70. maddesine göre geçici yönetimle ilgili yönetim planı hükümleri, toplu yapı alanındaki bağımsız bölüm maliklerinin üçte ikisinin oyuyla değiştirilebilir. Bu oran 2026 yılında 7579 sayılı Kanunla beşte dörtten üçte ikiye indirilmiştir.

İlk adım: yönetim planını okuyun

Yönetim planı, kanunun 28. maddesine göre bütün kat maliklerini bağlayan bir sözleşme niteliğindedir. Yönetim planı çoğunlukla müteahhit tarafından hazırlandığı için devir sürecinde ilk iş, planı dikkatle okumak; geçici yönetim süresi, gider paylaşımı ve yönetici seçimiyle ilgili hükümleri not etmektir.

Devir öncesi: ilk genel kurulu planlayın

Yönetimin kat maliklerine geçmesi, usulüne uygun bir genel kurulla başlar. Toplantının en az on beş gün önceden imza karşılığı ya da taahhütlü mektupla çağrılması, ikinci toplantı tarihinin ilk çağrıda belirtilmesi ve kararların noter onaylı karar defterine yazılması gerekir. Ayrıntıları genel kurul nasıl yapılır yazımızda anlattık.

İlk genel kurulda tipik gündem şöyledir:

1. Yönetici veya yönetim kurulu ile denetçinin seçimi,
2. İşletme projesinin görüşülmesi,
3. Müteahhitten devralınacak belge ve sistemler için bir devir heyetinin belirlenmesi,
4. Müteahhide iletilecek eksiklik listesinin hazırlanması için yetki verilmesi.

Devralırken kontrol listesi

1. Belgeler

• Yönetim planı ve varsa değişiklikleri,
• Yapı ruhsatı ve yapı kullanma izin belgesi (iskân),
• Onaylı mimari, statik, elektrik ve mekanik projeler,
• Kat mülkiyeti kurulduysa tapu kayıtları ve arsa payı listesi,
• Ortak alanlara ait kullanım ve garanti belgeleri,
• Bina sigortası poliçesi (varsa).

2. Teknik sistemler

Her sistem için marka, model, kurulum tarihi, garanti süresi, bakım firması ve kullanım kılavuzu teslim alınmalıdır:

• Asansörler: Tescil bilgileri, son periyodik kontrol raporu ve etiket rengi, bakım sözleşmesi. Etiket renklerinin anlamını asansör periyodik kontrolü yazımızda anlattık.
• Isıtma sistemi: Kazan veya merkezi sistem, pay ölçer düzeni, bakım kayıtları.
• Hidrofor ve su depoları: Bakım ve temizlik kayıtları.
• Jeneratör: Bakım kayıtları ve yakıt durumu.
• Yangın sistemleri: Algılama, alarm, sprinkler, yangın dolapları ve tüplerin kontrol kayıtları.
• Güvenlik sistemleri: Kamera kayıt cihazı, geçiş kontrol sistemi, yazılım şifreleri ve yönetici hesapları.
• Havuz ve sosyal tesisler: Ekipman listesi ve bakım düzeni.

Her sistemin yerinde, çalışır halde görülmesi ve devir tutanağına fotoğraflarıyla birlikte işlenmesi önerilir.

3. Abonelikler ve sözleşmeler

• Ortak alan elektrik, su ve doğalgaz aboneliklerinin yönetim adına devri,
• Son dönem fatura ve sayaç değerleri,
• Asansör, temizlik, güvenlik ve peyzaj sözleşmeleri: süresi, bedeli, fesih şartları,
• İnternet ve kamera altyapısı hizmet sözleşmeleri.

4. Mali devir

• Müteahhit döneminde toplanan aidat ve avansların dökümü,
• Yönetim adına açılmış banka hesabının devri (kanunun 35. maddesi yöneticiye, yönetici sıfatıyla bir bankada hesap açtırma görevi verir),
• Ödenmemiş fatura ve borçlar,
• Satılmamış bağımsız bölümlerin aidat payları: Kanunun 20. maddesine göre kullanılmayan bölüm aidattan muaf değildir; satılmamış bölümlerin malikinin de gider payına katılması gerekir.

Kanunun 39. maddesine göre yönetici, gelir ve giderlerin hesabını kat malikleri kuruluna vermekle yükümlüdür. Geçici dönemin hesabının devir sırasında yazılı olarak alınması, sonraki yıllarda doğabilecek tartışmaları önler.

5. Personel

Müteahhit döneminde çalışan personel varsa iş sözleşmeleri, SGK bildirimleri ve İSG belgeleri incelenmelidir. Yönetimin hangi personeli devralacağı ve bu personelin işvereninin kim olacağı açıkça belirlenmelidir. Kontrol edilecek belgelerin tam listesini site personelinin SGK ve İSG yükümlülükleri yazımızda bulabilirsiniz.

6. Eksik ve ayıplı işler

Devir sürecinde ortak alanlarda tespit edilen eksik ve kusurlar ayrı bir listeye yazılmalı, fotoğraflanmalı ve müteahhide yazılı olarak bildirilmelidir. Ayıp bildirimleri ve garanti talepleri sürelere tabidir; bu nedenle önemli kusurlar için bir avukattan veya bilirkişiden destek almak yerinde olur.

İlk yılın öncelikleri

Devir tamamlandıktan sonraki ilk yıl, sitenin uzun vadeli düzeninin kurulduğu dönemdir. Bu dönemde öncelik verilmesi gereken işler şunlardır:

• Bütün teknik sistemler için yıllık bakım takviminin oluşturulması,
• Garanti sürelerinin bir listede toplanması ve süre dolmadan kontrol yaptırılması,
• İlk yılın gerçek giderlerine dayanan ikinci işletme projesinin hazırlanması,
• Sakinlere yönelik site kurallarının ve iletişim kanallarının netleştirilmesi.

İlk yılın gerçekleşen giderleri, sonraki yılların aidat planlaması için en güvenilir veridir. Bu nedenle her harcamanın belgesiyle kaydedilmesi ve aylık olarak raporlanması önemlidir.

Devir tutanağı

Bütün bu başlıklar tek bir devir tutanağında toplanmalı, teslim eden ve teslim alan taraflarca imzalanmalıdır. Tutanakta teslim edilen her belge, anahtar, şifre ve cihaz tek tek sayılmalı; teslim edilemeyenler ayrıca belirtilmelidir.

Profesyonel destek

Yeni teslim edilen bir sitenin yönetimini devralmak, hem teknik hem hukuki bilgi gerektirir. Site Yönetimi hizmetimizde devir heyetiyle birlikte çalışıyor, belge ve sistem envanterini çıkarıyor, ilk genel kurulu ve ilk işletme projesini hazırlıyoruz. Yeni teslim edilen siteniz için teklif formunu doldurabilirsiniz.