Site personelinin SGK ve İSG yükümlülükleri: yönetici neyi kontrol etmeli?

Kapıcı, bahçıvan ve temizlik personeli çalıştıran yönetimin SGK bildirimleri, iş kazası bildirimi, risk değerlendirmesi, İSG eğitimi ve sağlık muayenesi yükümlülükleri için kontrol listesi.

Kapıcı, bahçıvan, temizlik görevlisi ya da teknik personel çalıştıran bir apartman veya site, hukuken bir işveren konumundadır. Bu durum, yönetime sosyal güvenlik ve iş sağlığı ve güvenliği alanında somut yükümlülükler getirir. Gönüllü yöneticilerin en sık atladığı konular da genellikle bunlardır.

Bu yazıda 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu ile 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu çerçevesinde yöneticinin kontrol etmesi gereken başlıkları özetliyoruz.

Önce temel soru: personel kimin adına çalışıyor?

Site personeli iki farklı modelle çalışabilir:

• Doğrudan istihdam: Personel apartman veya site yönetimi adına işe alınır. Bu durumda yönetim işverendir ve aşağıda saydığımız yükümlülükler doğrudan yönetime aittir.
• Hizmet alımı: Temizlik, güvenlik veya teknik hizmet bir firmadan alınır ve personel o firmanın çalışanıdır. Bu modelde sigorta ve İSG yükümlülükleri öncelikle hizmet veren firmaya aittir; ancak yönetimin bunları sözleşmeyle güvence altına alması ve düzenli olarak belge istemesi gerekir.

Hangi modelin uygulandığı netleşmeden yükümlülüklerin de doğru dağıtılması mümkün değildir.

SGK yükümlülükleri

İşyeri bildirgesi

5510 sayılı Kanunun 11. maddesine göre işveren, işyeri bildirgesini en geç sigortalı çalıştırmaya başladığı tarihte Sosyal Güvenlik Kurumu'na vermekle yükümlüdür. Apartman veya site ilk kez personel çalıştıracaksa önce işyeri kaydının yapılması gerekir.

İşe giriş bildirgesi

Kanunun 8. maddesine göre işveren, çalışanı sigortalılık başlangıç tarihinden önce, yani işe başlamadan önce sigortalı işe giriş bildirgesiyle Kurum'a bildirir.

Konut kapıcıları için kanunda özel bir kural vardır. Kanunun ek 9. maddesine göre konut kapıcılığı işyerlerinde çalıştırılan sigortalılar hakkında, hizmet akdiyle çalışan sigortalılara ilişkin hükümler uygulanır ve bunların bildirimi işverenler tarafından en geç çalışmanın geçtiği ayın sonuna kadar yapılır. Süresinde yapılmayan bildirim için idari para cezası öngörülmüştür.

Aylık bildirimler ve belgelerin saklanması

İşveren, çalışanların her ayki prim ve hizmet bilgilerini muhtasar ve prim hizmet beyannamesi ile bildirir. Ay içinde eksik çalışılan günler varsa nedeni ve sayısı da bu beyanda gösterilir.

Kanunun 86. maddesine göre işveren; işyeri defter, kayıt ve belgelerini ilgili olduğu yılı takip eden yılbaşından başlayarak on yıl süreyle saklamak ve Kurum istediğinde ibraz etmek zorundadır. Yönetim değişse bile bu belgelerin yeni yöneticiye eksiksiz devredilmesi bu yüzden önemlidir.

İş kazası bildirimi

İş kazası olursa işveren, 5510 sayılı Kanunun 13. maddesi ve 6331 sayılı Kanunun 14. maddesi uyarınca kazayı yetkili kolluk kuvvetlerine derhal, Sosyal Güvenlik Kurumu'na ise kazadan sonraki üç iş günü içinde bildirir.

İSG yükümlülükleri

6331 sayılı Kanunun 2. maddesine göre kanun, kamu ve özel sektördeki bütün işlere ve işyerlerine, faaliyet konusuna bakılmaksızın uygulanır. İstisnalar arasında ev hizmetleri ve çalışan istihdam etmeksizin kendi adına üretim yapanlar sayılır. Personel çalıştıran apartman ve site yönetimleri bu istisnaların kapsamında değildir.

İşverenin genel yükümlülüğü

Kanunun 4. maddesine göre işveren, çalışanların işle ilgili sağlık ve güvenliğini sağlamakla yükümlüdür. Bu kapsamda mesleki risklerin önlenmesi için gerekli tedbirleri alır, tedbirlere uyulup uyulmadığını denetler ve risk değerlendirmesi yapar veya yaptırır.

Aynı madde iki önemli noktanın altını çizer:

• İşyeri dışından uzman kişi veya kuruluşlardan hizmet alınması, işverenin sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.
• İşveren, iş sağlığı ve güvenliği tedbirlerinin maliyetini çalışanlara yansıtamaz.

İş güvenliği uzmanı ve işyeri hekimi

Kanunun 6. maddesi uyarınca işveren, iş güvenliği uzmanı ve işyeri hekimi görevlendirir. Çalışanları arasında gerekli niteliklere sahip kimse yoksa bu hizmeti ortak sağlık ve güvenlik birimlerinden (OSGB) satın alabilir. Kanun, 50'den az çalışanı olan ve az tehlikeli sınıftaki işyerlerinde Bakanlıkça ilan edilen eğitimleri tamamlayan işverene veya işveren vekiline de, işe giriş ve periyodik muayeneler hariç, bu hizmetleri yürütme imkânı tanır.

Bu yükümlülüğün küçük işyerleri için yürürlük tarihi birkaç kez ertelenmiş ve ilgili tarih ibaresi 2025 yılında Anayasa Mahkemesi kararıyla iptal edilmiştir. Yapınızın tehlike sınıfını ve güncel uygulamayı bir OSGB veya iş güvenliği uzmanıyla netleştirmenizi öneririz.

Risk değerlendirmesi

Kanunun 10. maddesine göre işveren, risk değerlendirmesi yapmak veya yaptırmakla yükümlüdür. Site personeli için tipik riskler; yüksekte çalışma (çatı, oluk, cephe temizliği), elektrik panoları, kazan dairesi ve hidrofor odası, kimyasal temizlik ürünleri, bahçe makineleri ve ağır yük taşımadır. Değerlendirme sonucunda alınacak tedbirler ve kullanılacak kişisel koruyucu donanımlar belirlenir.

Eğitim ve sağlık muayenesi

• Eğitim: Kanunun 17. maddesine göre işveren, çalışanların iş sağlığı ve güvenliği eğitimi almasını sağlar. Eğitim özellikle işe başlamadan önce, iş veya ekipman değiştiğinde verilir ve düzenli aralıklarla tekrarlanır. Eğitimin maliyeti çalışana yansıtılamaz.
• Sağlık gözetimi: Kanunun 15. maddesine göre çalışanların işe girişte, iş değişikliğinde ve Bakanlıkça belirlenen düzenli aralıklarla sağlık muayenesi yapılır. 50'den az çalışanı olan az tehlikeli işyerlerinde raporlar aile hekimlerinden veya diğer kamu sağlık hizmeti sunucularından da alınabilir.
• Bilgilendirme: Kanunun 16. maddesine göre çalışanlar işyerindeki riskler, alınan tedbirler, hak ve sorumlulukları ile ilk yardım ve yangınla mücadele görevlileri hakkında bilgilendirilir.

Yönetici için kontrol listesi

Yeni bir yapıyı devraldığınızda ya da yıllık genel kurul öncesinde şu belgeleri kontrol edin:

1. SGK işyeri sicil numarası ve işyeri bildirgesi,
2. Her çalışan için işe giriş bildirgesi ve iş sözleşmesi,
3. Son on iki ayın muhtasar ve prim hizmet beyannameleri ile ödeme dekontları,
4. Ücret bordroları ve ödeme belgeleri,
5. Güncel risk değerlendirmesi raporu,
6. İSG hizmet sözleşmesi (OSGB veya görevlendirilen uzman ve hekim),
7. Çalışanların İSG eğitim katılım belgeleri,
8. İşe giriş ve periyodik sağlık muayenesi raporları,
9. Kişisel koruyucu donanım teslim tutanakları,
10. Hizmet alımı varsa firmanın çalışanlara ait SGK bildirimleri ve İSG belgeleri.

Bu belgelerin bir yönetimden diğerine nasıl devredileceğini müteahhitten site devri yazımızda, personel giderlerinin aidata nasıl yansıdığını ise aidat nasıl belirlenir yazımızda anlattık.

Profesyonel destek

Personel süreçleri hem mali hem hukuki risk taşır. Site Yönetimi hizmetimizde personel planlamasını, SGK bildirimlerinin takibini ve İSG hizmet sağlayıcılarıyla koordinasyonu yönetim kapsamında yürütüyoruz. Güvenlik personeli için Güvenlik Koordinasyonu hizmetimizi inceleyebilir, yapınız için teklif formunu doldurabilirsiniz.